Manfaat Audit SDM
1. Mengidentifikasi kontribusi-kontribusi departemen sumber daya manusia bagi organisasi
2. Meningkatkan citra profesional departemen sumber daya manusia
3. Mendorong tanggung jawab dan profesionalisme yang lebih besar di antara anggota-anggota departemen sumber daya manusia
4. Menjernihkan tugas-tugas dan tanggung jawab departemen sumber daya manusia
5. Merangsang keseragaman berbagai kebijakan dan praktek sumber daya manusia
6. Menemukan masalah-masalah sumber daya manusia yang kritis
7. Memastikan ketaatan yang tepat waktu terhadap ketentuan-ketentuan ilegal
8. Mengurangi biaya-biaya sumber daya manusia melalui prosedur personalia yang efektif
9. Menciptakan peningkatan penerimaan terhadap perubahan-perubahan yang dibutuhkan di dalam departemen sumber daya manusia
10. Mewajibkan suatu telaah yang cermat atas sistem informasi departemen
Dalam pelaksanaanya audit SDM ini hendaklah selalu memanfaatkan berbagai sumber data yang ada diantaranya :
1. pemeriksaan fisik perusahaan
2. konfirmasi
3. dokumentasi
4. observasi
5. pertanyaan pada klien
Tujuan Audit SDM
Tujuan audit sistem informasi adalah untuk meninjau dan mengevaluasi pengendalian internal yang melindungi sistem tersebut. Ketika melakukan audit sistem informasi, seorang auditor harus memastikan tujuan-tujuan ini terpenuhi:
- untuk membantu MSDM memberikan kontribusi yang signifikan terhadap tujuan-tujuan organisasi
- untuk menciptakan nilai (value) sehingga organisasi bertanggung jawab secara sosial, etikal, dan kompetitif
- untuk mendapatkan umpan balik (feedback) dari para karyawan dan manajer operasi dalam hal yang berkaitan dengan efektivitas MSDM
- untuk memperbaiki fungsi MSDM dengan menyediakan sarana untuk membuat keputusan ketika akan mengurangi dan menambah kegiatan-kegiatan SDM
- menilai efektifitas SDM
- mengenali aspek-aspek yang masih dapat di perbaiki
- mempelajari aspek-aspek tersebut secara mendalam
- menunjukkan kemungkinan perbaikan serta membuat rekomendasi untuk pelaksanaan perbaikan tersebut. Pelaksanaan audit ini hendaknya mencakup evaluasi terhadap fungsi SDM, penggunaan prosedur oleh para manajer, dan dampak kegiatan tersebut pada sasaran dan kepuasan kerja.
- Mencari hal-hal yang berpotensi menimbulkan masalah serius di kemudian hari
- Mencari area yang dapat dilakukan perbaikan dan improvement
- Sebagai alat dokumentasi untuk merger, akuisisi maupun reorganisasi
- Untuk mencari tahu seberapa jauh pemenuhan sistem dengan standar, peraturan dan regulasi yang ada.
- Perlengkapan keamanan melindungi perlengkapan komputer, program, komunikasi, dan data dari akses yang tidak sah, modifikasi atau penghancuran.
- Pengembangan dan perolehan program dilaksanakan sesuai dengan otorisasi khusus dan umum dari pihak manajemen
- Modifikasi program dilaksanakan dengan otorisasi dan persetujuan dari pihak manajemen
- Pemrosesan transaksi, file laporan dan catatan komputer lainnya telah akurat dan lengkap.
- Data sumber yang tidak akurat atau yang tidak memiliki otorisasi yang tepat diidentifikasi dan ditangani sesuai dengan kebijakan manajerial yang telah ditetapkan.
- File data komputer telah akurat, lengkap dan dijaga kerahasiaannya.
Prospek Audit
PROSPEK AUDIT
1. Audit Strategi Perusahaan
Strategi perusahaan tidak dibentuk oleh profesional SDM, melainkan kekuatannya sendirilah yang menentukan kesuksesannya. Strategi perusahaan memberi perhatian pada bagaimana perusahaan bekerja untuk memperoleh keuntungan kompetitif. Misalnya dengan menilai kekuatan dan kelemahan internal serta peluang dan ancaman eksternal. Memahami strategi akan memberikan implikasi yang kuat bagi perencanaan, pengadaan staf, kompensasi, hubungan karyawan dan kegiatan SDM lainnya, yang dapat menjadi efektif hanya jika mereka memberikan kontribusi terhadap tujuan-tujuan strategis perusahaan.
Kecocokan antara lingkungan dan strategi tidak dapat diabaikan. Karyawan pada departemen SDM dapat mempelajari strategi perusahaan melalui wawancara dengan eksekutif utama, tinjauan rencana jangka panjang bisnis, dan pengamatan lingkungan sistemik yang didesain untuk menemukan perubahan trend/kecenderungan.
Mereka memeriksa fungsi, kepatuhan terhadap manajerial dan penerimaan karyawan terhadap kebijakan dan praktik SDM dalam hubungannya dengan rencana strategi perusahaan.
Dengan demikian, melalui audit akan mengingatkan karyawan dari departemen SDM dan yang lainnya tentang kontribusi tersebut dalam menciptakan sebuah image yang lebih profesional dari departemen itu di antara para manajer dan para ahli. Selain itu, dengan audit akan membantu menjelaskan tentang peranan departeman SDM ini, khususnya mengenai fungsi desentralisasi dari perusahaan-perusahaan besar. Barangkali hal yang lebih penting bahwa audit ini menemukan masalah-masalah dan membuat rencana dari perusahaan.
2. Audit Strategi Kerja Sama
Strategi kerja sama tidaklah ditata oleh para profesional SDM, akan tetapi mereka menentukan kesuksesannya. Strategi kerja sama ini menekankan pada bagaimana agar perusahaan terus memperoleh keuntungan kompetitif, dengan melaluinuji kekuatan dan kelemahan internal perusahaan serta ancaman eksternal (melalui analisis SWOT). Memahami strategi ini mempunyai implikasi yang kuat bagi penyusunan kompensasi hubungan antara pekerja dan aktivitas SDM lainnya di dalam perusahaan itu yang dapat dikatakan efektif apabila mereka memberikan kontribusi kepada tujuan strategi perusahaan. Strategi kecocokan lingkungan tidak dapat diabaikan. Para karyawan departemen SDM bisa mempelajari strategi perusahaan melalui interview eksekutif-eksekutif kunci mempelajari rencana bisnis jangka panjang dan sistem lingkungan yang telah tersusun. Untuk mengetahui trend-trend perubahan mereka harus mengaudit fungsi mereka. Fungsi manajerial kebijakan dan praktik penerimaan karyawan dalam hubungannya dengan rencana perusahaan. Sebagai contoh terjadi pertukaran karyawan yang tinggi.
3. Audit Fungsi SDM
Audit ini mengadakan evaluasi tentang seberapa jumlah para manajer yang mampu melaksanakan segala kebijakan dan prosedur yang telah digariskan oleh departemen SDM. Seandainya para manajer mengabaikan kebijakan-kebijakan yang ada atau melanggar hukum ketenagakerjaan, selayaknya penilaian ini mampu mengungkapkannya. Dengan demikian, tindakan-tindakan perbaikan segera dapat dilakukan sebelum permasalahan berkembang terlalu jauh. Dalam pelaksanaan audit fungsi SDM ini, auditor harus:
a. Mengidentifikasi siapa yang bertanggung jawab terhadap aktivitas/kegiatan.
b. Menetapkan sasaran-sasaran yang dicari dari setiap kegiatan.
c. Meninjau kebijakan dan prosedur yang digunakan untuk mencapai sasaran-sasaran tersebut.
d. Mengambil catatan-catatan dalam sistem informasi SDM untuk mempelajari apabila kebijakan-kebijakan dan prosedur-prosedur telah diikuti dengan tepat.
e. Menyiapkan laporan yang sebenarnya tentang sasaran, kebijakan dan prosedur.
f. Mengembangkan rencana tindakan untuk memperbaiki kesalahan dalam sasaran, kebijakan dan prosedur.
g. Menindaklanjuti rencana tindakan untuk melihat jika sasaran, kebijakan dan prosedur memecahkan masalah yang ditemukan dalam audit.
4. Audit Kepuasan Kerja
Departemen yang efektif pasti mampu memenuhi sasaran-sasaran perusahaan maupun kebutuhan-kebutuhan karyawan. Ketika kebutuhan karyawan tidak terpenuhi, maka pergantian, ketidakhadiran dan aktivitas serikat kerja kemungkinan besar terjadi. Untuk mempelajari seberapa jauh kebutuhan-kebutuhan karyawan dipenuhi, auditor mengumpulkan data dari para karyawan. Auditor akan mengumpulkan informasi tentang upah, tunjangan, praktik-praktik pengawasan, bantuan perencanaan karier dan feed back yang diterima karyawan atas prestasi kerjanya.
5. Prospek Audit SDM di Masa Mendatang.
Audit memang diperlukan bagi suatu perusahaan, namun itu hanyalah merupakan tindakan untuk melihat keadaan di masa lalu. Audit hanyalah mengungkap tentang keberhasilan suatu keputusan di masa lalu. Departemen SDM seharusnya menatap jauh ke depan, karena tanpa pandangan jauh ke depan bidang SDM hanyalah akan menjadi “reaktif” dan tidak “proaktif”.
Adapun tantangan yang akan menghadang dalam manajeman SDM di masa datang diperkirakan, antara lain tentang:
a. Globalisasi, keanekaragaman dan kaitannya dengan lingkungan
b. Hak-hak pekerja
c. Performance pekerja dan produktivitasnya
d. Hambatan-hambatan SDM.
PENDEKATAN RISET AUDIT SDM
Riset juga digunakan untuk mengaudit kegiatan SDM. Riset ini diarahkan untuk meningkatkan kinerja dari departemen tersebut. Beberapa alat pengumpul data dapat membantu dalam menghimpun data mengenai aktivitas SDM sebuah perusahaan. Setiap alat menyajikan pandangan yang berbeda mengenai aktivitas SDM sebuah perusahaan. Seandainya dapat digunakan dengan sebaik mungkin, maka team auditor akan mampu menyusun pandangan-pandangan tersebut menjadi sebuah gambaran yang jelas mengenai segala bentuk aktivitas yang ada dalam sebuah perusahaan. Adapun alat-alat tersebut adalah, sebagai berikut:
1. Interview atau wawancara
Wawancara terhadap karyawan dan manajer memberikan auditor alat yang sangat kuat untuk mengumpulkan informasi tentang kegiatan SDM dan mengidentifikasi bidang-bidang yang membutuhkan perbaikan. Contohnya, ketika ada maslah pergantian karyawan katakanlah pada depatemen Loan Officer diidentifikasikan, kepada divisi SDM dan seorang konsultan mengadakan wawancara dengan manajer yang terkait untuk mempelajari masalah tersebut. Di sini kritik dan saran yang didapat dari wawancara dapat membantu menunjukkan dengan tepat persepsi dan penyebab yang dapat menyusun dasar bagi tindakan-tindakan ke departemen tersebut. Demikian pula saran dari manajer-manajer lain dapat mengungkap cara untuk memberikan mereka pelayanan yang lebih baik. Ketika kritikan tersebut dinyatakan cukup valid, maka perubahan harus segera dilakukan. Melalui wawancara langsung dapat pula dilakukan dengan mempersilahkan karyawan mengungkapkan pandangan-pandangan mereka tentang pekerjaan dan perusahaannya, dengan menggunakan pertanyaan-pertanyaan yang telah dipersiapkan oleh auditor.
Setiap pendapat atau komentar karyawan dicatat dan kemudian ditinjau selama audit dilaksanakan untuk mencari penyebab masalah pergantian/berhentinya karyawan, ketidakpuasan kerja, dan masalah-masalah lainnya.
Umumnya karyawan enggan melakukan kritik, maka pewawancara harus pandai menggunakan waktu untuk menggali dan mendengarkan pandangan atau tanggapan karyawan dengan hati-hati, di antara departeman, divisi atau manajer.
2. Informasi Eksternal
Informasi sebagai alat utama auditor. Perbandingan dari luar memberikan auditor suatu perspektif dalam menghadapi kegiatan-kegiatan perusahaan yang dapat dinilai. Beberapa informasi yang dibutuhkan diperoleh dengan mudah, sementara data lain sulit diperoleh. Sumber informasi yang signifikan adalah dari pemerintah. Melalui Departemen ini secara rutin mempublikasikan informasi tentang kesempatan kerja di masa mendatang, tingkat pergantian karyawan, proyeksi karyawan, survei upah dan gaji serta frekuensi kecelakaan kerja yang dpat dijadikan sebagai pedoman atau pembanding.
3. Survei
Untuk survei ini memakan waktu dan biaya yang relatif besar, sehingga dalam praktiknya dibatasi hanya pada beberapa orang saja, sehingga untuk ini banyak departemen SDM menggunakan kuesioner untuk memperluas ruang lingkup penelitian mereka. Kuesioner juga dapat memunculkan jawaban-jawaban yang lebih jujur daripada wawancara langsung, dengan menggunakan kuesioner seperti berikut ini :
4. Eksperimen SDM
Cara ini sebagai cara terakhir, terutama eksperimen lapangan, yang membandingkan kelompok eksperimen dengan kelompok control di bawah kondisi nyata. Cara ini dipakai untuk penelitian ketidakhadiran, pergantian, kepuasan kerja, kompensasi, keselamatan kerja karyawan dan kegiatan lainnya. Contoh: departemen SDM mengimplementasikan program latihan keselamatan kerja untuk sebagian supervisor. Kelompok ini disebut sebagai kelompok eksperimen, kelompok control terdiri dari supervisor yang tidak diberi latihan. Lalu dibandingkan dari sisi biaya dan benefitnya dari perusahaan. Eksperimen ini memiliki kelemahan, karena kemungkinan ada karyawan yang kecewa karena tidak terpilih untuk mengikuti eksperimen.
5. Analisis sejarah
Terkadang informasi dapat berisi catatan analisis historis yang seringkali dilakukan untuk memastikan kepatuhan pada aturan dan prosedur perusahaan, sebagai contoh audit terhadap keselamatan kerja. Dimana auditor harus mencari keterangan atau catatan tentang semua pelanggaran keselamatan kerja dan kesehatan kerja, dengan contoh seperti halaman berikut:
6. Audit Internasional
Audit internasional lebih kompleks dan lebih penting. Kompleksitasnya mengaudit kegiatan SDM lintas batas luar negeri dipersulit dengan perbedaan dalam hal hukum, kebudayaan, tradisi, sikap dan harapan. Kesulitan bagi auditor terletak pada masalah pengidentifikasian bidang-bidang yang berbeda dari praktik-prakrik perusahaan yang tidak sesuai dengan keadaan negara asing. Di satu sisi fungsi SDM mencari keseragaman pada praktik dan prosedur semua kegiatan untuk memastikan kepatuhan pada kebijakan perusahaan dan menjamin keseragaman budaya perusahaan. Di pihak lain, kompetisi, hukum, kebudayaan dan kepuasan karyawan dapat menuntut perbedaaan dari kebijakan, praktik dan prosedur perusahaan.
Pendekatan Riset Audit SDM
Mengaudit SDM dengan riset, ada enam pendekatan yang dapat diterapkan, yaitu :
1. Riset Terapan (Applied Research)
Riset ini digunakan untuk mengevaluasi aktivitas-aktivitas SDM. Kadang kala risetnya mungkin canggih, tergantung pada desain dan statistik yang digunakan. Melaui riset ini berupaya untuk memperbaiki kinerja departemen.
2. Pendekatan Komparatif (Comparative Approach)
Bentuk riset ini adalah bentuk yang sederhana. Pendekatan ini menggunakan perusahaan lain sebagai model, setelah itu membandingkan hasil atau prosedur mereka dengan yang dari perusahaan lain tersebut. Pendekatan komparatif kerap digunakan untuk membandingkan maslah ketidakhadiran, perputaran karyawan, dan data gaji. Pendekatan ini dapat membantu dalam mendeteksi bidang-bidang yang memerlukan perbaikan. Tim audit sumber daya manusia membandingkan perusahaan (divisi) dengan perusahaan atau divisi lainnya guna menyingkap bidang-bidang yang berkinerja buruk. Pendekatan lini lazimnya digunakan untuk membandingkan hasil-hasil dari aktivitas-aktivitas atau program sumber daya manusia spesifik. Pendekatan ini membantu mendeteksi bidang-bidang yang membutuhkan pembenaran
3. Pendekatan otoritas pihak luar (Outside Authority Approach)
Auditor dapat menggunakan pendekatan keahlian yang standarnya ditentukan oleh konsultan atau dari temuan penelitian yang telah dipublikasikan, kemudian dijadikan sebagai standar atas kegiatan dan selanjutnya dievaluasi. Dalam hal ini konsultan dapat membantu mendiagnosis penyebab timbulny masalah. Tim audit sumber daya manusia bergantung pada keahlian-keahlian konsultan dari luar atau temuan-temuan riset yang dipublikasikan sebagai suatu standar terhadapnya aktivitas-aktivitas atau program sumber daya manusia dievaluasi. Konsultan ataupun temuan-temuan riset dapat membantu mendiagnosis penyebab masalah-masalah yang timbul
4. Pendekatan Statistik (Statistical Approach)
Melalui pendekatan ini adalah dengan mengembangkan ukuran statistical kinerja berdasarkan sistem informasi perusahaan yang ada. Sebagai contoh, dari catatan yang ada dalam perusahaan mengungkapkan tingkat ketidakhadiran dan perputaran karyawan. Data ini menunjukkan seberapa baik aktivitas SDM dan manajer operasi dalam mengendalikan permasalahan ini. Pendekatan ini biasanya dilengkapi dengan perbandingan terhadap informasi eksternal yang dapat dikumpulkan dari perusahaan lain. Informasi ini sering dinyatakan juga sebagai rasio yang mudah dihitung dan digunakan. Dengan standar statistik ini, dapat ditemukan kesalahan-kesalahan sebelum kejadian tersebut menjadi berlarut ke arah yang merugikan perusahaan. Dari catatan-catatan yang ada, tim audit sumber daya manusia menghasilkan standar-standar statistical terhadapnya aktivitas-aktivitas dan program-program sumber daya manusia dievaluasi. Dengan standar matematis ini, tim audit dapat menemukan kesalahan-kesalahan pada saat kesalahan-kesalahan tersebut masih kecil, berupa Data yang dikumpulkan per tahun, metode kuantitatif seperti :
- Regresi : memanfaatkan hubungan antara dua atau lebih variabel kuantitatif sehingga satu variabel dapat diprediksikan dari variabel lainnya
- Korelasi : mengukur tingkat asosiasi yang ada antara dua atau lebih variabel
- Diskriminan : mengidentifikasi faktor-faktor yang membedakan antara dua atau lebih kelompok dalam suatu populasi
5. Pendekatan Kepatuhan (Compliance Appoach)
Pendekatan kegiatan ini adalah strategi audit SDM lainnya. Metode ini meninjau praktik-praktik di masa lalu untuk menentukan apakah tindakan-tindakan tersebut telah sesuai atau tidak mengikuti kebijakan dan prosedur perusahaan, atau bahkan terjadi penyimpangan hukum. Cara kerjanya adalah dengan mengambil sampel data/informasi dari formulir kerja, kompensasi, disiplin, dan penilaian kerja. Tujuan pendekatan ini adalah untuk memastikan apakah para manajer patuh terhadap peraturan dan ketentuan yang berlaku di perusahaan. Dengan mengambil sample elemen-elemen system informasi sumber daya manusia, tim audit mencari penyimpangan-penyimpangan dari berbagai peraturan, kebijakan, serta prosedur-prosedur perusahaan, melalui upaya-upaya pencarian fakta, tim audit dapat menemukan apakah terdapat kepatuhan berbagai kebijakan dan peraturan perusahaan
6. Pendekatan Manajemen Berdasarkan Sasaran (Management by Objective Approach)
Pendekatan terakhir adalah meminta staf SDM dan manajer menetapkan tujuan sesuai dengan tanggung jawab mereka. Pendekatan manajemen berdasarkan sasaran ini menciptakan tujuan khusus terhadap kinerja sehingga dapat diukur. Selanjutnya diteliti kinerja aktual dan membandingkannya dengan tujuan yang ditetapkan sebelumnya.
Dalam praktiknya pendekatan di atas tidak semuanya diterapkan sekaligus pada semua departemen SDM. Lazimnya, hanya menggunakan beberapa dari pendekatan tersebut, tergantung pada aktivitas-aktivitas SDM yang diaudit. Di sini auditor biasanya memberikan umpan balik terhadap temuan-temuan yang ada di dalam departemen tersebut, demikian pula kepada para manajer dan para karyawan. Umpan balik yang tidak menguntungkan akan menyebabkan tindakan korektif yang membenahi kontribusi aktivitas-aktivitas SDM.
Pada saat pendekatan manajemen berdasarkan tujuan digunakan terhadap bidang-bidang sumber daya manusia, tim audit dapat membandingkan hasil-hasil actual dengan tujuan-tujuan yang dinyatakan. Bidang-bidang berkinerja buruk dapat dideteksi dan dilaporkan.
Dari hasil perhitungan dan penggunaan alat-alat/instrumen-instrumen audit SDM yang dilakukan oleh tim Audit terhadap Auditee, maka dapat dianalisa bahwa auditee menyatakan Manajemen SDM sudah tidak maksimal dalam kinerjanya.
Proses audit manajemen SDM seperti yang dijelaskan di atas akan dikemukakan dalam Gambar 21.4 berikut ini:
INSTRUMEN-INSTRUMEN AUDIT SUMBER DAYA MANUSIA
Ada beberapa instrumen pengumpulan informasi yang membantu dalam menghimpun data aktivitas-aktivitas sumber daya manusia, diantaranya :
Wawancara
Wawancara dengan karyawan dan manajer adalah suatu sumber informasi mengenai aktivitas sumber daya manusia. Komentar mereka membantu tim audit mencari bidang-bidang yang membutuhakn perbaikan. Kritik dari karyawan dapat menunjukkan tindakan-tindakan yang harus diambil oleh departemen untuk memenuhi kebutuhan mereka. Demikian juga, sumbang saran manajer dapat mengungkapkan cara-cara untuk memberikan mereka servis yang lebih baik.
Kuisioner
Karena wawancara itu menyita waktu dan mahal serta kerap hanya terbatas pada sedikit orang, banyak departemen sumber daya manusia yang menggunakan kuisioner-kuisioner untuk memperluas lingkup riset mereka. Selain itu, kuisioner jug dapat memberikan jawaban-jawaban yang lebih terbuka dibandingkan wawancara tatap muka.
- Metode metode untuk menganalisa temuan
- Membandingkan program SDM dengan organisasi
- Berdasar audit dari beberapa sumber otoritas
- Mempercayai suatu ratio atau rata rata staf SDM dengan total
- Menggunakan audit ketaatan untuk mengukur aktifitas SDM apakah sesuai dengan kebijakan, prosedur dan peraturan
- Mengelola departemen SDM berdasarkan sasaran
Adapun sumber data yang bisa digunakan untuk audit SDM adalah :
- SOP, aturan dan prosedur yang ada
- Pimpinan Departemen SDM atau personalia
- Pimpinan Departemen lain
